زمانی که یک روزنامه نگار در جستجوی منبع است به احتمال زیاد صدها منبع دارد که باید آنها را مرتب نماید. پس به گونه‌ای شخصیت خود را خلاصه و مختصر و جذاب بسازید تا از دیگران متمایز باشید.
تبادل و برقراری ارتباط با روزنامه‌نگاران می‌تواند برای یک فرد تازه کار و یا حتی یک دست اندرکار حرفه‌ای روابط عمومی دشوار باشد.
یک حرکت اشتباه می‌تواند به از بین رفتن یک رابطه رو به رشد منجر شود. در این نوشته، ملیسا تامپسون مالک وب سایت mediatrainingforceos.com از دیدگاه روزنامه نگاری خود از صدها تجربه در زمینه زیر و بم‌های روابط عمومی که در طول سالیان متمادی دریافت کرده است، سخن می‌گوید. در اینجا مختصرا به ۱۳ روش اشاره می‌شود که چگونه محصول و یا خدمت خود را به یک خبرنگار بسپارید.
۱.قبل از اینکه به یک خبرنگار نزدیک شوید، شما باید بدانید تخصص خبرنگار چیست و مطمئن شوید که آیا داستانتان با رشته یا زمینه او مرتبط است. Roxana Baiceanu ،کارشناس ارتباطات سایت املاک Point Homes می‌گوید: « وقتی ما یک داستان داریم، به این فکر می‌کنیم که آیا مورد توجه و علاقه رسانه‌ها خواهد بود. در حال حاضر ما لیستی از روزنامه نگاران فعال در حوزه املاک داریم که این نوع اخبار را دنبال می‌کنند. چه آنها موضوع ما را مورد استفاده قرار دهند و یا قرار ندهند، از اینکه در حلقه ارتباطی حفظ شده‌اند سپاسگزار هستند.
۲.باید همیشه به قدرت خبرنگاران برای نپذیرفتن و یا به تعویق انداختن موضوع مورد نظرتان احترام بگذارید. بنابراین با تماس مکرر و پی در پی جهت پیگیری درخواست‌ها و تقاضاها، مایه آزار و اذیت آنها نشوید. اگر خبرنگار علاقمند باشد با شما تماس خواهد گرفت. فقط اطمینان حاصل کنید که اطلاعات تماس دقیق و روشن در اختیار خبرنگار قرار داده‌اید و لذا آنها در هنگام لزوم با هیچ مشکلی مواجه نخواهند شد.
۳.روابط بلندمدت با روزنامه‌نگارانی که به ایده‌های داستان شما پاسخ مثبت داده‌اند را ادامه دهید. زمانی که یک روزنامه نگار یکی از موضوعات شما را بکار می‌برد، شما باید او را به عنوان مخاطبی در زندگی خود حفظ کنید. با آنها در تماس باشید. اینگونه خبرنگاران را در طول تعطیلات در ذهن خود حفظ کنید و سعی کنید شخصا کمی درباره آنها بدانید. با آنها همانند یک نمایش و برنامه‌ای که فقط برای یک بار مورد نیاز است، رفتار نکنید.
۴.جلساتی فردی بهترین روش هستند. بنابراین اگر امکان دارد، خبرنگاران را برای ملاقات به یک قهوه و یا ناهار دعوت کنید. اگر آنها بر پرداخت سهم خود اصرار دارند، مانع آنها نشوید. ممکن است سازمان رسانه‌ای آنها سیاست‌های اخلاقی سختگیرانه در برابر قبول لطف و انعام دیگران داشته باشند.
۵.حتی اگر با یک چشم به دنبال « لحظه آموزش پذیر» در اخبار فوری امروز باشید بهتر از آن چیزی است که در اخبار فردا به دست خواهید آورد. در مقایسه با تهیه گزارش‌های ساده در رابطه با فعالیت‌های بدون محتوا، هدف داستان خود را بر روی آن چیزی متمرکز کنید که سازمانتان درحال انجام است و خبرهای تازه ( از جمله ورزش‌ها) را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
۶.سعی کنید که کارت‌های پستال ارسال کنید. شما ممکن است برای مدتی در رابطه با ان چیزی نشنوید اما خبرنگاران به احتمال زیاد آن را خواهند خواند و حفظ خواهند کرد. اطمینان یابید که شخصا آن را امضاء کرده‌اید. من یک بار کارت پستالی از یک روابط عمومی دریافت کردم. در جلوی آن تصویری از یکی توییت‌های من بود که من هرگز آن را فراموش نخواهم کرد.
۷.برای روزنامه‌نگاران، سرعت همه چیز است. بسیاری از روزنامه‌نگاران بر روی تیترها کار می‌کنند، بنابراین دستیابی سریع به یک منبع با کیفیت برای آنها بسیار مهم است ضمن آنکه رقابت بسیاری نیز در میان منابع وجود دارد.
۸.زمان روزنامه نگاران را تلف نکنید. آنها در تنگنای زمان و برنامه فعالیت می‌کنند و می‌خواهند که با منابع مطلع صحبت کنند نه افرادی که بیشتر بر اساس پیش بینی صحبت می‌کنند.
۹.هرگز راهنمایی‌های دروغ و یا اغراق آمیز ارایه ندهید. اگر شما این کار را انجام دهید، خبرنگارانی که شما با آنها در تعامل هستید دیگر هرگز دلیلی نخواهند یافت برای اینکه دوباره به شما اعتماد کنند. بنابراین قادر نخواهید بود که مجددا با آنها مواجه شوید.
۱۰.زمانی که یک روزنامه نگار در جستجوی منبع است به احتمال زیاد صدها منبع دارد که باید آنها را مرتب نماید. پس به گونه‌ای شخصیت خود را خلاصه و مختصر و جذاب بسازید تا از دیگران متمایز باشید.
۱۱.یک پاسخ خوب نوشته شده، شخصی شده و هدفمند به یک ایمیل با یک تلفن شما را در ذهن ماندگار می‌کند. این نشان می‌دهد که شما نه تنها به اولویت‌های مدنظر خود بلکه به نیازهای روزنامه نگاران توجه دارید. متن داستان‌های خود را به محکمی تیترهای خود بنویسید بطوریکه توجهات را به سمت خود جذب کند.
۱۲.ارتباطات را ساده و کوتاه نگه دارید. اگر موضوعات شما ضعیف و یا نامشخص باشد، روزنامه‌نگاران وقتی را به شما اختصاص نخواهند داد. همیشه یک نمونه خوان و تصحیح کننده دوم برای اصلاح مطالب قبل از ارسال برای روزنامه نگاران داشته باشید. زمان اضافه اختصاص داده شده در کسب پاسخ‌های مثبت جبران خواهد شد.
۱۳.ادیتورها داستان‌هایی را برای روزنامه‌ها ، مجلات و دیگر رسانه‌ها انتخاب می‌کنند که به فروش بیشتر و جذب مخاطب بیشتر کمک می‌کند. زمانی که شما بتوانید به یک روزنامه نگار نشان دهید که داستان شما برای همان مخاطب رسانه‌ای که او فعالیت می‌کند، جذاب و قابل توجه است، شما شانس بیشتری برای چاپ شدن و یا ارسال آن مطلب خواهید داشت.
منبع: کاوشگران روابط عمومی
  |
 |
 |
 |
 |
 |
